Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels
Approuvée par le conseil d’administration le 9 novembre 2023
Avant-propos
La présente politique traite de la gestion et de la protection des informations jugées confidentielles à l’intérieur de la Halte-garderie La Pirouette. Elle traite notamment des renseignements concernant ses membres en règle, les membres du conseil d’administration, les membres du personnel et les bénévoles.
- Assurer le respect de la vie privée des personnes et la sécurité des informations personnelles détenues par la Halte-garderie La Pirouette autant physiquement qu’électroniquement;
- Se doter de balises concernant les échanges d’informations tant à l’intérieur qu’à l’extérieur des locaux de l’organisme.
Contexte
Dans un contexte où de nouvelles dispositions entrent en vigueur afin de baliser la protection des renseignements personnels et la vie privée (Loi 25), la Halte-garderie La Pirouette souhaite réviser sa politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels dans l’objectif de se maintenir à jour et de protéger la vie privée et l’intégrité de toute personne en lien avec son organisation.
1. Définitions
Renseignements personnels: Tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
Confidentialité: Le fait de limiter ou d’interdire à d’autres personnes l’accès à des informations privées obtenues dans l’exercice des fonctions de l’organisme.
2. Engagements de la Halte-garderie La Pirouette
La Halte-garderie La Pirouette s’engage à respecter les principes de:
Consentement – Recueillir vos informations personnelles seulement si vous lui en donnez la permission via un formulaire de consentement.
Responsabilité – Assumer la responsabilité de la trajectoire des informations que vous lui remettez et s’engage à les traiter par des méthodes qui en protégeront la confidentialité.
Transparence – S’engager à agir en toute transparence dans la gestion de vos renseignements personnels en vous informant de sa politique, en vous faisant signer un formulaire de consentement et en s’engageant à vous aviser dans le cas où un incident de confidentialité venait à survenir.
Concrètement, La Halte-garderie La Pirouette s’engage à :
- Assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements obtenus;
- Mettre en place des mécanismes afin de protéger les informations confidentielles;
- Assurer le traitement confidentiel des plaintes;
- Recueillir seulement les données nécessaires ou utiles;
- Appliquer la politique de confidentialité dans le respect de ses valeurs.
3. Normes de discrétion
Toute personne qui, au sein de la Halte-garderie La Pirouette, a des échanges qui ne sont pas liés à l’exercice de ses fonctions doit agir avec discrétion. De ce fait, elle doit :
- Respecter la vie privée des personnes;
- Ne pas divulguer d’information confidentielle obtenue au sein de l’organisme;
- Savoir garder les informations sensibles des personnes qui se confient;
- Agir selon les valeurs de l’organisme.
4. Normes de confidentialité
Toute personne à l’intérieur de la Halte-garderie La Pirouette qui obtient des informations confidentielles dans l’exercice de ses fonctions est tenue de respecter la confidentialité de ces informations.
Exception est faite dans certains cas où il est essentiel que les personnes employées puissent échanger certaines informations pour une meilleure intervention. Dans ce cas, les personnes concernées doivent aussi garder la confidentialité des informations échangées.
5. Normes d’échange d’information, tenue de dossier et mesures de sécurité
5.1. Échanges d’informations à l’extérieur de la Halte-garderie La Pirouette
Le conseil d’administration, la direction, les bénévoles et les personnes employées ne doivent pas discuter de dossiers, de personnes ou de décisions propres à l’organisme avec des personnes extérieures ou non concernées.
Si cela est impossible, s’assurer de ne pas identifier la personne concernée et d’échanger dans un lieu propice à la confidentialité.
Si tel est le cas, s’assurer que les conversations téléphoniques traitant d’informations confidentielles ne soient pas entendues par d’autres personnes.
5.2. Échanges d’informations au sein de la Halte-garderie La Pirouette
L’organisme s’engage à :
- Limiter les échanges d’informations aux personnes employées lors de réunions d’équipe et à le faire dans un endroit sécurisé (ex. : bureau à porte fermée);
- Éviter de discuter des dossiers, des personnes ou des décisions en dehors de ces moments. Si cela est impossible, s’assurer de ne pas identifier la personne concernée et échanger dans un lieu propice à la confidentialité;
- S’assurer que les conversations téléphoniques traitant d’informations confidentielles ne soient pas entendues par d’autres personnes.
5.3. Règles à respecter concernant la tenue de dossier
L’organisme s’engage à :
- N’inscrire au dossier que des informations vraies, pertinentes et nécessaires;
- Éviter de noter des commentaires personnels, des réflexions ou perceptions et s’en tenir aux faits rapportés par la personne concernée ou observée par la personne employée elle- même.
5.4. Mesures de sécurité pour limiter l’accès à l’information
5.4.1. Bureaux
- Fermer à clé la porte du bureau en fin de journée ou en cas d’absence;
- Conserver les dossiers dans un lieu sûr dans le respect des normes de l’organisme.
5.4.2. Classeurs
- Sécuriser les classeurs contenant les dossiers des membres et des personnes employées ainsi que ceux contenant des renseignements personnels, en dehors des heures de bureau ou en l’absence de leurs responsables.
5.4.3. Ordinateurs et autres
- Verrouiller les écrans d’ordinateur à l’heure du dîner ou en cas d’absence;
- Changer le mot de passe (serveur, ordinateur, boîte vocale ou autre) au besoin;
- Veiller à sécuriser le système informatique;
- Veiller à sécuriser le site web;
- Veiller au plan de contingence : signaler les incidents de confidentialité à la Commission d’accès à l’information du Québec.
5.4.4. Procédures de conservation et de destruction des dossiers confidentiels
De plus, la Halte-garderie La Pirouette s’engage à :
- Identifier une date de péremption (durée de conservation) d’informations personnelles qui s’avéreraient inutiles dans le temps;
- S’assurer que les dossiers fermés sont déchiquetés par un membre de l’équipe de travail ou du conseil d’administration à la fin de la période de conservation;
- Détruire tout autre document confidentiel de la même manière.
6. Responsable de la protection des renseignements personnels
La direction, Isabelle Boisvert, est responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP). En cas d’absence, la présidence du conseil d’administration sera alors la personne responsable.
Pour contacter la RPRP: admin@lapirouette.org ou par téléphone au 514-527-4828.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels prendra contact avec vous dans les trente (30) jours suivant la réception du courriel ou message.
La RPRP a la responsabilité de:
- Mettre en œuvre et assurer l’application de la politique de confidentialité et toute autre politique ou procédure se rapportant à la protection des renseignements personnels;
- Tenir à jour l’inventaire des renseignements personnels collectés;
- Recevoir les demandes, commentaires ou plaintes en lien avec la protection des renseignements personnels et les traiter efficacement et dans un délai raisonnable;
- Tenir à jour le registre des incidents de confidentialité s’il y en a et appliquer les procédures qui s’en suivent;
- Mettre en oeuvre la formation sur la protection des renseignements personnels auprès des personnes concernées (personnes employées, CA, bénévoles s’il y a lieu).
7. Droits des personnes
7.1. Condition d’accès, rectification et retrait
7.1.1. Condition d’accès et droit de rectification
Une fois que nous vous avons bien identifié, vous pouvez demander de consulter les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet, selon ce que la loi autorise ou exige. Dans certains cas, une demande écrite de votre part peut être nécessaire.
S’il y a des modifications à apporter à vos renseignements personnels, il est préférable de communiquer avec nous rapidement afin de maintenir à jour votre dossier et nos bases de données.
7.1.2. Droit d’opposition et de retrait
Nous nous engageons à vous offrir un droit d’opposition et de retrait quant à vos renseignements personnels:
- Le droit d’opposition s’entend comme étant la possibilité offerte aux individus concernés de refuser que leurs renseignements personnels soient utilisés à certaines fins mentionnées dans cette politique;
- Le droit de retrait s’entend comme étant la possibilité offerte aux individus concernés de demander à ce que leurs renseignements personnels ne figurent plus, par exemple, dans une liste de diffusion.
Pour pouvoir exercer ces droits, vous pouvez contacter directement la personne responsable de la protection des renseignements personnels et lui faire part de votre requête.
8. Modalités d’application
La direction de la Halte-garderie La Pirouette est responsable de la mise en œuvre et de l’application de la politique de confidentialité.
Les personnes administratrices, la direction, les personnes employées et les bénévoles doivent remplir, dès l’entrée en vigueur de cette politique, un formulaire d’engagement à respecter celle-ci.
En cas de non-respect de la politique de confidentialité par la direction, c’est le conseil d’administration qui doit intervenir.
9. Entrée en vigueur
La présente politique entre en vigueur le 9 novembre 2023 suite à son adoption par le conseil d’administration. Elle pourra être modifiée au moment opportun après analyse. La modification doit respecter les valeurs et les règlements de la Halte-garderie La Pirouette.